Refundacja okularów przez pracodawcę – co warto wiedzieć?

Wiele słyszy się o możliwości refundacji okularów korekcyjnych przez pracodawcę. Zwrot kosztów okularów pracownika jest obowiązkiem pracodawcy, czy jedynie wyrazem jego dobrej woli? Jak często można skorzystać z refundacji okularów – jakie są podstawy prawne regulujące opłacanie pracownikom okularów? Szczegółowych odpowiedzi na te pytania udzielamy w naszym artykule.

Komu przysługuje refundacja okularów przez pracodawcę?

Zgodnie z Kodeksem pracy pracodawca ma obowiązek dbania o zdrowie i życie pracowników. Wypełniając tę powinność, pracodawca kieruje pracowników na badania okresowe, potwierdzające ich zdolność do podjęcia lub kontynuacji pracy w warunkach zdefiniowanych przez pracodawcę. Tego rodzaju badania przeprowadzane są z częstotliwością zależną od charakteru wykonywanej pracy, jednak nie mogą być realizowane rzadziej niż co 5 lat i częściej niż raz w roku.

Należy pamiętać, że obowiązek zapewnienia bezpiecznych i higienicznych warunków pracy spoczywa na pracodawcy również wobec osób, które świadczą dla niego swoje usługi na innej podstawie niż stosunek pracy, czyli również zatrudnionych na podstawie umowy o dzieło czy zlecenie. Wobec takich pracowników nie ma jednak obowiązku przeprowadzania badań lekarskich. Zgodnie z obowiązującymi przepisami pracownik, który korzysta z monitora przez co najmniej połowę dobowej normy pracy (4 h), w przypadku uznania przez lekarza konieczności stosowania okularów korekcyjnych do pracy, ma prawo do uzyskania refundacji kosztów wykonania takich okularów. Aby pracownik mógł uzyskać refundację i zwrot kosztów, konieczne jest dostarczenie pracodawcy zaświadczenia lekarza wskazującego na konieczność stosowania okularów korekcyjnych do pracy.

Refundacja okularów przez pracodawcę – podstawa prawna

Podstawą prawną do refundacji okularów przez pracodawcę są przepisy unijne, np. Dyrektywa Rady z 1990 roku, a także polskie prawo: Kodeks pracy w artykule 237(6), rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 1 grudnia 1998 roku. Obok dokumentów prawa ogólnego i międzynarodowego ważne są też odpowiednie dokumenty ustanowione przez pracodawcę, m.in. regulamin zakładu pracy czy stworzony konkretnie na potrzeby refundacji okularów korekcyjnych regulamin jej przyznawania.

Refundacja okularów przez pracodawcę – wniosek i jak go złożyć?

By we właściwy sposób złożyć wniosek o refundację okularów, należy przygotować odpowiednie, otrzymane podczas wizyty u okulisty zaświadczenie. Na jego podstawie stwierdza się faktyczny stan zdrowia pracownika i konieczność używania okularów korekcyjnych. Wniosek należy złożyć po zakupie okularów. Konieczne jest przedstawienie faktury zakupu, która będzie podstawą wypłacenia świadczenia. Wzór wniosku powinien udostępnić pracodawca. Jeśli tego nie zrobi, można napisać wniosek samodzielnie, zwracając się z prośbą o dofinansowanie zakupu okularów korekcyjnych ze względu na pracę związaną z obsługą monitora ekranowego.

We wniosku warto zawrzeć też oświadczenie przełożonego (lub samodzielnie oświadczyć, zależnie od hierarchii w firmie), że w pracy, co najmniej 4 godziny, czyli połowę czasu pracy, spędza się przy monitorze. Sytuacja wyjątkowa ma miejsce w wypadku kobiet w ciąży. Nie mogą one pracować przed monitorem ekranowym powyżej połowy ustawowego czasu pracy, przez co z definicji nie mogą wystąpić o dofinansowanie, które przyznaje się w razie korzystania z ekranu przez minimum połowę czasu pracy. Jeśli nie można w takiej sytuacji przenieść pracownicy do innego działu, należy zwolnić ją z obowiązku pełnienia pracy z zachowaniem prawa do wynagrodzenia.

Refundacja okularów przez pracodawcę – jak często można skorzystać z tego prawa i o jakich kwotach mowa?

Częstotliwość korzystania z prawa do refundacji okularów określić może pracodawca w wewnętrznym regulaminie, dotyczącym tego uprawnienia. Najczęściej zwrot ma miejsce wtedy, gdy pracownik otrzyma od lekarza medycyny pracy stosowne zaświadczenie, że praca przy komputerze wymaga używania okularów, a takie badanie, w przypadku osób pracujących przy monitorach ekranowych, przeprowadza się co 4 lata. Oczywiście, jeżeli lekarz uzna, że w przypadku danego pracownika termin kolejnego badania powinien być krótszy, pracownik ma prawo do uzyskania refundacji częściej. W niektórych sytuacjach pracownik może sam poprosić pracodawcę o skierowanie na badanie okresowe w zakresie diagnostyki układu wzrokowego. Dzieje się tak np. wtedy, gdy podejrzewa, że praca przy komputerze nadwyrężyła jego wzrok i ma on problemy z prawidłowym widzeniem. Wówczas pracodawca powinien wystawić pracownikowi skierowanie, mimo że termin badania okresowego jeszcze nie minął.

Refundacja kosztów okularów przez pracodawcę

W przypadku refundacji kosztów okularów nie ma w przepisach konkretnej informacji, jaką kwotę należy zwrócić pracownikowi. Najczęściej kwestie te reguluje wewnętrzny regulamin zakładu pracy. Określona kwota i zakres refundacji powinny być jednak dobrze umotywowane i szczegółowo opisane. W interesie pracodawcy jest wyszczególnienie w regulaminie, co i na jakich warunkach podlega refundacji. Koszt nowych okularów może być bardzo zróżnicowany, w zależności od marki wybranej oprawy i rodzaju soczewek dopasowanych do indywidualnych potrzeb danej osoby. Pracodawca, na podstawie analizy rynku, może ustalić kwotę pozwalającą na zakup okularów, które zapewnią odpowiedni komfort i bezpieczeństwo pracy na danym stanowisku. Pracownik już we własnym zakresie może dopłacić różnicę w cenie, jeśli zdecyduje się np. na designerskie oprawy lub powłoki uszlachetniające wysokiej jakości, których cena przekroczy ustaloną kwotę refundacji.

Aby wybrać odpowiednią dla swoich potrzeb powłokę antyrefleksyjną, warto zasięgnąć porady specjalisty w salonie optycznym. Pomoże on określić rozwiązanie, które najlepiej sprawdzi się w pracy. Zapraszamy do zapoznania się z ofertą powłok uszlachetniających na stronie https://aurum-optics.pl/soczewki.

Należy też pamiętać, że w skrajnym przypadku, gdy kwota proponowana przez pracodawcę jest zbyt niska i uniemożliwia zakup odpowiednich soczewek korekcyjnych, pracownik może sądownie dochodzić odszkodowania z powodu uszczerbku na zdrowiu.

Zwolnienie z podatku

W związku z tym, że obowiązek zapewnienia okularów korekcyjnych pracownikom pracującym przy monitorze ekranowym przez minimum 4 godziny dziennie wynika z przepisów BHP, kwota tej dopłaty jest wolna od podatku dochodowego. Pracodawca może też zaopatrzyć pracowników w okulary przeciwsłoneczne, jeśli np. warunki pracy wymagają takiej ochrony. Wówczas zakup okularów nie będzie odliczony od podatku. Również w sytuacji, gdy pracownik we własnym zakresie uda się do specjalisty i otrzyma od niego receptę na okulary, a następnie przedłoży pracodawcy fakturę za ich zakup, zwrot za okulary nie będzie wolny od podatku. Tak samo będzie w przypadku, gdy okulary ulegną zniszczeniu lub zgubieniu, a pracownik wystąpi z wnioskiem o ich refundację przez pracodawcę.

Podsumowanie

Refundacja okularów przez pracodawcę jest świadczeniem, do którego uprawnieni są wszyscy pracownicy, u których badanie okresowe wykaże konieczność stosowania korekcji wzroku. Warto zapoznać się z regulaminem dotyczącym refundacji okularów obowiązującym w zakładzie pracy, jeżeli część czasu spędza się przed monitorem komputera, a wzrok wymaga korekcji. Zaleca się przedyskutowanie kwestii nowych okularów, z uwzględnieniem możliwości pracodawcy i jego propozycji w zakresie pokrycia kosztów. W razie pojawienia się pytań i wątpliwości odnośnie do wyboru odpowiednich okularów do pracy można zapoznać się z naszym artykułem Okulary do pracy biurowej – dla kogo i jak wybrać właściwe?